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Duplicata escritural pode gerar risco financeiro, diz estudo
Jaqueline Mendes
Foto: Magnific
Um mapeamento da V360, empresa de tecnologia especializada em automação de processos fiscais e financeiros, obtido com exclusividade pela Capital Aberto, identificou oito tipos de riscos operacionais associados à implantação da duplicata escritural, entre eles pagamentos em duplicidade, divergências de valores e titularidade e obrigações relacionadas a notas fiscais canceladas. Realizado a partir de uma operação real, o levantamento também encontrou situações em que a confirmação física do recebimento de mercadorias levou de 30 a 90 dias, período superior à janela de dez dias para manifestação considerada na análise.
As dificuldades também são observadas por empresas que atuam no mercado de recebíveis. Ana Cecília Peron, especialista em duplicatas da Monkey, fintech que oferece soluções de antecipação de recebíveis e conecta empresas, fornecedores e instituições financeiras, afirma que clientes da companhia enfrentam problemas semelhantes, com descompassos em seus processos. “Apesar da regulamentação estabelecer dez dias corridos para recusa e 15 para um aceite expresso, os processos internos de conferência de nota, recebimento de mercadoria e validações comerciais ainda operam em ciclos bem mais longos”, afirma a executiva.
Na avaliação de Ana, a liquidação dos títulos representa uma das principais dificuldades da adaptação. Agendamentos de pagamentos, renegociações sucessivas e alterações nos dados utilizados para a transferência de recursos exigem mudanças em processos que ainda não estão completamente ajustados. Ela afirma que grandes companhias já trabalham na revisão desses procedimentos, mas continuam inseguras quanto à execução dos pagamentos.
O diagnóstico da V360 ajuda a dimensionar a complexidade operacional dessas mudanças. Além dos oito tipos de riscos, o mapeamento identificou seis modalidades de divergências, oito categorias de exceções e sete tipos de intervenção humana. As inconsistências envolvem informações distribuídas entre pedidos de compra, notas fiscais, registros de recebimento e sistemas financeiros, que nem sempre são conciliadas no mesmo momento.
Principais achados do levantamento
Fonte: V360. Levantamento obtido com exclusividade pela Capital Aberto
Izaias Miguel, co-CEO da V360, ressalta que o trabalho não teve caráter estatístico. A empresa acompanhou a circulação das duplicatas por cinco áreas de uma operação real para identificar onde surgem falhas e dificuldades de integração. Por isso, os resultados não permitem calcular a proporção de títulos com inconsistências.
O executivo cita ainda outro levantamento da companhia, realizado com 355 profissionais da área fiscal de grandes empresas. Segundo ele, 86% dos participantes relataram que o intervalo entre a emissão de uma nota fiscal e seu ingresso no sistema de gestão empresarial, conhecido como ERP, ultrapassa dez dias. “Esses problemas já existiam. A diferença é que, antes, a empresa tinha até a data do pagamento para corrigir. Agora, ela precisa resolver tudo dentro do prazo de manifestação”, afirma Miguel.
Risco de cobrança
As consequências podem alcançar instituições financeiras e fundos de investimento quando uma duplicata é negociada antes da resolução de uma divergência comercial. Miguel exemplifica com uma mercadoria entregue com avaria cuja conferência somente é concluída 40 dias depois. Caso o fornecedor tenha cedido o título a um terceiro e a empresa compradora não tenha registrado a recusa no prazo, o executivo avalia que poderá haver cobrança integral do valor, apesar da pendência relacionada à entrega.
Na interpretação do co-CEO da V360, a falta de manifestação tempestiva pode expor as empresas a pagamentos sem lastro, transferências ao credor incorreto e cobranças acompanhadas de multas, juros ou protestos.
Marcel Mattos de Oliveira, advogado associado do Briganti Advogados e especialista em Direito Contratual, pondera que os efeitos jurídicos dependem das características de cada operação. Segundo ele, não se deve presumir que todas as duplicatas escriturais estejam sujeitas a um prazo geral de dez dias para contestação, pois a apresentação, o aceite e a recusa devem observar a legislação e as regras operacionais aplicáveis. “O silêncio não equivale a aceite expresso nem torna a obrigação automaticamente exigível, o que depende da documentação da operação, da regularidade do título e das circunstâncias do caso”, afirma.
O advogado explica que a ausência de manifestação no prazo aplicável pode dificultar a comprovação de uma recusa e favorecer a posição processual do credor. Isso não elimina automaticamente questionamentos relacionados à entrega da mercadoria, à existência de vícios ou ao valor da operação. A execução de uma duplicata não aceita, acrescenta, depende do cumprimento dos requisitos previstos em lei.
Para Oliveira, a negociação dos recebíveis com terceiros exige atenção à documentação da operação e à identificação do titular do crédito. A depender das circunstâncias, uma divergência comercial pode dar origem a discussões sobre a exigibilidade da obrigação e sobre contra quem determinadas objeções poderão ser apresentadas.
Essa preocupação também aparece na experiência relatada pela Monkey. Ana afirma que a identificação tardia de inconsistências pode exigir anotações comerciais, contestações e correções nos procedimentos de pagamento. Em determinadas situações, segundo ela, um pagamento incorreto pode precisar ser cancelado enquanto o título permanece em aberto, gerando retrabalho para as equipes responsáveis.
Falhas de governança
A adaptação também exige mudanças na distribuição de responsabilidades dentro das companhias. Segundo Miguel, embora a área de contas a pagar costume concentrar a gestão das duplicatas, muitas inconsistências surgem em etapas anteriores, como a elaboração dos pedidos de compra, o cadastro de fornecedores, a confirmação do recebimento e a escrituração fiscal.
Na avaliação do executivo, cada tipo de divergência precisa ter um responsável definido, com coordenação centralizada para garantir que as informações cheguem ao financeiro dentro dos prazos necessários. Compliance e auditoria interna, acrescenta, devem assegurar a existência de controles e evidências das decisões tomadas, enquanto os comitês de riscos precisam estabelecer alçadas para situações excepcionais. “Essas decisões não cabem numa regra automática e não deveriam ficar com um analista sozinho no nono dia do prazo.”
Oliveira também defende a revisão dos controles internos, incluindo a integração entre compras, fiscal, recebimento e financeiro, o monitoramento das alterações de titularidade dos títulos e a preservação de registros eletrônicos das decisões. Segundo ele, a responsabilidade por eventuais falhas deve ser analisada individualmente, considerando a atuação de fornecedores, compradores, instituições financeiras, escrituradores e prestadores de tecnologia.
O advogado ressalta que o cancelamento de uma nota fiscal, isoladamente, não comprova a inexistência da obrigação comercial. É necessário verificar se a operação foi efetivamente desfeita e se o valor continua exigível. Da mesma forma, a responsabilização pessoal de administradores e funcionários não é automática e depende das circunstâncias e dos fundamentos jurídicos aplicáveis. “A prevenção passa a ser uma questão de governança, e não apenas de controle financeiro”, afirma Oliveira.
Para Ana, a integração dos sistemas empresariais aos ambientes de duplicatas é uma das medidas necessárias para reduzir as dificuldades de adaptação. A especialista relata que grandes companhias vêm buscando automatizar etapas e revisar seus fluxos de liquidação, inclusive com alternativas para lidar com alterações nas condições de pagamento. “As empresas que não se adaptarem tendem a enfrentar um retrabalho operacional que elas não conhecem hoje”, diz. “Correm o risco de pagar indevidamente, ter que cancelar o pagamento e ainda continuar com ele em aberto. É bastante retrabalho.”
Oliveira considera que a mudança exige uma revisão mais ampla dos procedimentos internos, para que a capacidade de verificar e documentar as obrigações acompanhe a circulação dos créditos. “Em outras palavras, a duplicata escritural não deve ser tratada apenas como uma mudança de formato do título. Ela exige uma mudança de processo dentro das empresas, porque a velocidade de circulação do crédito passa a exigir uma capacidade igualmente rápida de conferência, contestação e tomada de decisão”, afirma o advogado.
